Quand vous souhaitez améliorer les choses, vous avez deux approches : à petits pas ou de façon radicale. Les deux ont leurs avantages. Kaizen et Kaikaku s’opposent et se complètent. Je vous conseille d’utiliser les deux, selon les situations et votre contexte.
L’amélioration continue est une boite à outils et méthodologies. Le Kaizen et le Kaikaku sont deux façons de travailler, deux philosophies, deux approches pour améliorer des processus.
Kaizen et Kaikaku sont bien évidemment des termes japonais, Kaizen signifie « amélioration continue », Kaikaku signifie « changement radical ». On comprend bien vite ce qui oppose ces deux termes. Kaikaku est un mot moins utilisé que Kaizen, on parle parfois de Blitz (de l’allemand « éclair ») ou de chantier Kaizen, mais les principes sont les mêmes que le Kaikaku.
Kaizen : à petits pas
Le Kaizen est une démarche lente et progressive. Je l’appelle souvent la méthode des petits pas. Nous avançons, tranquillement, pas vite, et nous nous améliorons quotidiennement. Cette démarche se veut posée, elle apporte de bons résultats, mais prend plus de temps pour y arriver. Elle occupe aussi moins de ressources. Elle provoque moins de résistances.
C’est de cette façon qu’une culture de l’amélioration continue peut se développer et se maintenir. En général, la stratégie d’amélioration est définie par la direction, selon les attentes des clients et l’analyse des difficultés internes. Les ingrédients de la réussite d’une démarche Kaizen, et donc l’obtention de résultats dans la durée, sont :
- l’implication de la direction dans la démarche,
- la présence d’une ressource (même à temps partiel) pour s’assurer du suivi de la démarche
- la responsabilisation de chaque membre de l’organisation dans la démarche.
Kaikaku : vite et bien
A contrario, le Kaikaku est une approche basée sur la rupture, le changement radical. C’est une démarche qui a un mandat très précis : elle est souvent limitée à un seul de type de produit, à un équipement ou encore à un problème bien identifié. Le Kaikaku est court, puisqu’il doit être radical. Il dure en général moins d’une semaine.
Une équipe se rassemble autour de la problématique et réalise l’ensemble de la démarche dans un délai très court. Dans le monde du service, c’est le Design Sprint. Des ressources externes au processus sont souvent utilisées pour aider à réaliser les modifications dans ce délai très court. C’est une approche qui est très appréciée, car bien qu’elle demande de gros efforts, elle produit des résultats rapidement.
Avec une bonne équipe, un Kaikaku donnera de bons résultats, mais pour que l’entreprise y gagne, il faut que ce Kaikaku ait été décidé selon les besoins stratégiques de l’entreprise. Le Kaikaku peut engendrer du stress, car il provoque une rupture, il faut donc bien cibler les projets menés selon cette philosophie.
Comment combiner les deux approches ?
Selon votre contexte, et votre culture organisationnelle, vous choisirez de commencer par l’une ou l’autre des approches.
Si vous êtes sur le Gemba, et que vous voyez une opportunité, le Kaizen sera plus facile d’accès. Si vous avez de bons arguments, vous pourrez obtenir le temps et les co-équipiers pour faire un Kaikaku, mais cela vous demandera d’investir des efforts.
Si vous venez d’arriver dans une organisation, et que vous avez un pouvoir décisionnel, un Kaikaku est un bon moyen de lancer une démarche d’amélioration. En choisissant avec soin l’objet de votre Blitz, vous allez surprendre et éblouir tout le monde. Vous pourrez ensuite alterner entre petites actions du quotidien et chantiers plus conséquents.
Les chantiers Kaikaku sont un bon moyen de niveler la charge de travail saisonnière. Les deux techniques devraient faire partie de votre plan de mesures d’urgence. En ayant une liste de petites améliorations à mettre en place, ou de plus gros chantiers à explorer, vous vous assurez d’avoir des activités pour vos équipes si la production devait s’arrêter plusieurs heures ou jours.
Les deux approches étant complémentaires, elles se combinent pour aller plus loin dans la démarche d’amélioration. Le Kaizen aide à déployer et maintenir la culture de l’amélioration continue au quotidien. Le Kaikaku provoque une rupture et vient faire avancer rapidement un sujet.