Un 5S virtuel pour des résultats réels

Ranger dossiers informatiquesCombien de temps mettez-vous pour retrouver un courriel ou un document ? Que ce soit dans notre vie professionnelle ou personnelle, la production et le partage massif de documents et de courriels nous rendent victimes de désorganisation. Dans cet article je reviendrais sur les bases du 5S et comment elles peuvent aider à reprendre le contrôle des boites courriel et disques dur, mais surtout à gagner en efficacité.

Tout d’abord, mettons les choses au point : le jour où vous déciderez de mettre en œuvre un 5S de vos dossiers virtuels, ça va prendre du temps. Selon l’état de vos dossiers, l’envergure de votre projet et le nombre de personnes concernées il faut compter de 1 à 3 jours pour mener à bien un tel chantier.  Ce temps est le même que pour les chantiers 5S classiques : Quand une entreprise lance un chantier 5S à l’échelle d’une usine de 500 personnes, il faut quelques jours de travail pour arriver au résultat final. Je vous conseille d’ailleurs de commencer votre 5S par un petit secteur : votre dossier de documents personnels, le dossier d’un projet achevé, une de vos boites courriel. Comme dans tout chantier 5S, si vous voyiez trop grand, vous allez vous épuiser. De plus, en commençant petit, vous allez pouvoir tester différentes façons de faire, si la méthode de rangement que vous avez définie n’est pas adéquate, vous n’aurez pas à la reprendre pour l’ensemble de vos dossiers, mais juste celui que vous avez choisi.

Pour des détails et des astuces sur les 5S dans le monde réel, vous pouvez lire : Les 5S, bien plus qu’une mode.

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Lancement du chantier 5S

Commencez par choisir votre terrain de jeu :

  • Un projet et tous ses documents et courriels rattachés
  • Un dossier spécifique
  • Une partie de l’équipe
  • Les membres inter-secteur d’un projet

Je vous suggère de commencer l’atelier par une petite formation pour expliquer les principes, et le déroulement de l’atelier. Que vous réalisiez le 5S seul ou en équipe, prenez le temps de définir la portée, votre objectif ainsi que votre délai et de l’afficher.

Il n’est pas de vents favorables pour celui qui ne sait où il va. Sénèque

Par exemple : D’ici jeudi, nous allons faire le 5S du répertoire « Administratif » de l’équipe, nous allons réduire son volume de 30%, le nombre de document de 40%, la hiérarchie à 3 niveaux, le nombre de demande de document à l’adjointe de 70 %, …

Seiri (整理) / Éliminer

Comme dans le monde industriel, cette étape est plus difficile pour certains que pour d’autres. Cependant, les règles sont les mêmes : on ne garde rien « au cas où ». Les critères d’élimination sont similaires : la découverte d’un vieux document qui « aurait pu servir » ne le rend pas utile : si personne ne sait qu’il est là, cela signifie qu’il n’existe pas ! Les fonctions de recherche peuvent aider à trouver les documents avec un gros volume, les doublons, ou encore la date de dernier accès à un document.

N’oubliez pas de mesurer la taille du répertoire ou le nombre de documents avant de commencer, au risque de ne pas pouvoir mesurer votre résultat !

Seiton (整頓) / Ranger

Quelle méthode de rangement allez-vous employer ? Il est primordial d’avoir un seul type d’organisation : par fonction, par date, par individu, par projet, … Si vous triez vos factures par date et vos devis par client, vous augmentez la complexité et le temps requis pour retrouver un document. Il n’y a pas d’organisation unique, à vous de jugez en fonction de vos besoins, de vos habitudes et de vos préférences. Une des contraintes que l’on peut se fixer est la hiérarchie du système de dossier : au delà de trois ou quatre niveaux, la complexité devient forte, et le nombre de clics augmente trop pour le confort des utilisateurs.

Avant de créer vos dossiers, dessinez votre architecture d’organisation et testez la : où se range tel document ? Si tous les utilisateurs ont la même réponse c’est un signe qu’elle est intuitive et répond aux besoins.

N’oublier pas que les les dossiers sont vivants : où se range le travail en cours ? Vous pouvez créer des dossiers spécifiques pour stocker le travail en cours ou les versions d’un document que l’on souhaite conserver le temps du projet. Les dossiers « Temp » ou « Archives » sont faciles à supprimer à la fin du projet.

Seiso (清掃) /Nettoyer

L’étape de nettoyage est plus simple en virtuel : vider la corbeille ne prend que quelques secondes. Il est important de vider les corbeilles de tous les disques et boites courriels. Une autre étape dans le nettoyage consiste à supprimer tous les dossiers vides. Si la recherche de dossier vide peut être faite lors du chantier 5S, c’est dans la rigueur que le nettoyage se poursuit, avec la suppression des dossiers vides à chaque fois qu’ils sont rencontrés.

Au niveau de la boite courriel, la boite de spam et la boite d’envoi doivent aussi être nettoyées : les doublons et messages sans valeur ajoutée ou qui ne nécessitent pas de suivi peuvent être supprimés.

Seiketsu (清潔) / Standardiser

Créer un standard est d’autant plus simple qu’il y a peu de personnes impliquées. Au niveau d’une équipe, plusieurs types de standards peuvent être déployés :

  • la façon de nommer les fichiers et les répertoires : date, numéro de client, de projet, titre du document, initiales du créateur/dernier lecteur, …
  • architecture d’un nouveau dossier pour un client, projet, individu, …
  • outil privilégié pour le partage de fichiers ou la validation de documents : courriels, répertoire commun, …

Shitsuke () / Être rigoureux

Une fois l’atelier terminé, il faut en assurer le suivi, comme dans tous les 5S, c’est l’équipe qui l’a réalisé et qui utilise les documents qui doit le maintenir. Les standards définis peuvent aider au maintien, mais au démarrage, ce sont surtout les audits, mené par la direction, qui viendront ancrer la pratique. La grille d’audit est basée sur les standards et sur le même genre de questions qu’un 5S réel : est-ce que la zone est propre ? La corbeille est-elle vidée ? Le bureau est-il ordonné ? Y a-t-il des documents qui « dépassent » des dossiers ?

Une autre solution consiste à se prévoir du temps pour faire une mise à jour régulière, à la fin d’une semaine, d’un mois ou encore d’un projet.

a-retenirLe maintien du 5S est l’affaire de chacun, que se soit pour le faire maintenir ou pour le faire évoluer.

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