Trouver des pistes d’amélioration

chercher des pistes d'amélioration
chercher des pistes d'amélioration © Kimberly Vohsen – 2011

Pour progresser, vous devez trouver, sans arrêt, de nouvelles pistes d’amélioration. Votre créativité est peut-être à sec… Dans mon dernier article, j’abordais la gestion des 3% d’employés problématiques. Toutefois, votre organisation n’a peut-être pas d’employés malintentionnés, mais juste 3% d’employés récalcitrants à vos pratiques.

Des pistes d’améliorations insoupçonnées

Comme vous avez de bons recruteurs et de bons gestionnaires, vous avez aussi de bons employés. Vous pouvez considérer ces 3% de récalcitrants comme des éléments moteurs. Ainsi, ils se lèvent tous les matins avec comme objectif de bien faire leur travail et de faire avancer leur organisation.

Avec leur intelligence et les efforts qu’ils déploient pour contourner les règles que vous imposez, ils vous offrent de belles pistes d’amélioration.

Lorsque que le gestionnaire rencontre ces personnes, il devrait le faire dans un état d’esprit ouvert. En utilisant des outils du type 5 Pourquoi, il peut chercher à comprendre où se situe l’écart entre le comportement et les attentes de l’organisation.

  • Est-ce que le système de valeur est différent ?
  • Votre employé a t-il trouvé une façon différente d’atteindre un résultat ?
  • Est-ce que le « comment » a de l’importance pour votre organisation ?
  • Jusqu’où voulez-vous standardiser vos pratiques ?
  • Dans quelle mesure reconnaissez-vous l’innovation ?

Discerner ce qui doit être remis en cause

Il ne faut pas remettre en cause toutes les règles. En effet, vous risqueriez de perdre beaucoup de temps. Par contre, vous devez avoir l’ouverture et le discernement de vous poser les bonnes questions. C’est en particulier vrai quand des situations se répètent. Pensez également à la puissance du regard neuf de vos nouveaux employés. Toute personne arrivant dans une organisation devrait avoir l’obligation de remettre un rapport d’étonnement. Ce rapport vous en apprendra beaucoup sur les pratiques qui méritent d’être remises en cause.

Voici quelques exemples de pratiques qui offrent des pistes d’amélioration :

  • Un texte imposé pour répondre à une question d’un client
    En général, les textes imposés (à moins qu’ils ne fassent l’objet d’une contrainte légale) sonnent mal. En effet, vos employés comprennent mal ces textes et les récitent plus qu’ils ne répondent au client.
  • Une autorisation de poser une action
    Quand l’autorisation est donnée de façon systématique ou dans des cas identifiés, l’employé va procéder. Ensuite il demandera l’autorisation. La demande est juste une formalité, qui fait perdre du temps aux deux parties.
  • La signature d’un document par plusieurs personnes
    Les parapheurs qui passent de bureau en bureau, pour signature, sans être jamais vérifiés n’incitent pas l’employé à se responsabiliser sur ses actions.
a-retenir

Les processus qui font l’objet d’un contournement sont de bons candidats pour l’amélioration continue.

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