Automatiser la gestion des ressources humaines

Les fonctions support de l’organisation doivent aussi optimiser leurs façons de faire. Comme les opérations, elles doivent se questionner sur la valeur qu’elles apportent à l’organisation, et comment elles peuvent s’améliorer. Automatiser est une des solutions pour améliorer des processus administratifs.

Comme lors de la révolution industrielle, où les machines ont remplacé les hommes, les machines peuvent aujourd’hui réaliser plusieurs tâches plus efficacement que des humains. Dans cet article, je vous donne deux exemples d’automatisation de processus, pour les ressources humaines.

L’automatisation, pourquoi et comment?

Au début du XIXe siècle, l’invention des machines à vapeur transforme la société. Au lieu de bêcher la terre ou fabriquer des objets artisanaux, nous apprenons à opérer des machines. C’est le même changement qui se produit avec l’automatisation : les métiers évoluent. Nous avons maintenant des programmeurs ou analystes de données.

Plusieurs tâches réalisées actuellement à la main, comme la rédaction de lettres, ou des suivis peuvent être automatisés. Les ressources ainsi dégagées peuvent réaliser d’autres tâches, que les ordinateurs ne peuvent pas faire. L’automatisation doit viser à traiter la majorité des cas, les exceptions restent l’apanage des humains, qui peuvent évaluer plus efficacement les situations et prendre les bonnes décisions.

Pour automatiser, il faut tout d’abord connaître le processus et s’assurer que toutes les étapes apportent de la valeur. Un outil comme les 5 pourquoi aident à determiner si une tâche a de la valeur. Ensuite vous déciderez quelles tâches automatiser. Une démarche utilisant les principes du SMED peut aider à poser les bonnes questions et prendre les bonnes décisions.

Automatiser la pré-entrevue

Cela peut paraître bizarre, voir totalement inhumain, mais pour l’avoir testé, je constate que c’est particulièrement efficace, et ce à plusieurs niveaux.

Le fonctionnement est assez simple : une plateforme envoie un lien au candidat. Il se connecte, teste sa caméra et son micro, puis enregistre sa réponse à quelques questions pré-remplies par le recruteur. Le temps d’enregistrement est limité pour chaque question. Le recruteur peut ensuite visualiser les entrevues et choisir quels candidats il souhaite rencontrer.

Efficacité du processus

L’employé des ressources humaines ne doit pas appeler chaque candidat, trouver un bon moment pour eux et poser les questions, prendre des notes et faire un rapport. Il se contente d’activer le lien. Chaque candidat peut passer son entrevue au moment qui l’arrange. De la même façon, le gestionnaire qui recrute n’a pas un rapport – biasé – de chaque pré-entrevue. En effet, il a accès directement aux réponses fournies par chaque candidat.

Les clients du processus (recruteur et candidat) ont donc un processus qui leur facilite la vie. Et c’est aussi un gain de temps pour les ressources humaines !

Validation des valeurs et de certaines compétences du candidat

A premier abord, l’expérience peut sembler déconcertante. Toutefois, pour une entreprise qui œuvre en technologie, pour une entreprise qui a plusieurs sites et doit travailler à distance avec différents outils technologiques, c’est un bon moyen de savoir si le candidat est à l’aise avec ce mode de fonctionnement. Un candidat qui n’est pas à l’aise de faire une entrevue enregistrée en vidéo sera-t-il à l’aise d’animer un atelier en vidéo-conférence ?

Automatiser la prise de références

Une fois les entrevues passées, c’est le temps de la vérification des références. Pour les lecteurs français, il s’agit de demander au gestionnaire précédent ce qu’il pense du candidat. Étant donné que les gestionnaires sont tous très occupés, il est plus simple de procéder par écrit que par téléphone. Si le courriel est maintenant fréquemment utilisé, avec une liste de questions pour valider certaines informations / obtenir des confirmations suite à l’entrevue, le gestionnaire doit contacter et faire les suivis. Avec une solution intégrée, le candidat entre directement dans le système les personnes à contacter. Le système envoie ensuite les questions et faire des suivis. Il compile ensuite le rapport pour que le gestionnaire recruteur puisse prendre sa décision finale.

Dans les organisations où la prise de références est obligatoire, c’est aussi un bon moyen de garder la trace des références ainsi obtenues.

Tant l’ancien gestionnaire que le nouveau peuvent ainsi répondre et consulter les réponses au moment qui leur convient. Du côté RH, les suivis sont automatisés et les employés peuvent effectuer d’autres actions.

à retenir

Avant d’automatiser, il faut s’assurer de la valeur ajoutée de la tâche dans le processus. Ensuite, il faut garder en tête les clients du processus : l’automatiser doit leur simplifier la vie. Elle ne doit pas seulement réduire la charge de travail de l’équipe en charge du processus.

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