Mettre en place un tableau d’indicateurs et son animation

Groupe de profesisonnels avec des graphiques

Après avoir finalisé votre premier projet d’amélioration continue, vous avez pu mesurer les gains à l’aide d’indicateurs. Puisque vous avez finalisé et réussi ce premier projet, vous pouvez le déployer à toute l’entreprise. C’est donc le moment pour vous de démarrer d’autres projets. Vous étiez en charge de l’indicateur pendant la durée du projet et vous vous assuriez de sa compilation. Vous avez mesuré votre succès avec l’indicateur.

C’est pourquoi un des défis qui vous attend est de faire vivre et de maintenir les améliorations réalisées tout en lançant de nouveaux projets. Un bon moyen consiste à choisir un indicateur représentatif pour chacune, à l’afficher et à organiser une animation pour le faire vivre.

Cet article vous guidera dans la diffusion et l’animation autour des indicateurs. Dans un autre article, j’explique la construction d’indicateurs.

Mettre en place un tableau d’indicateurs

Il est vrai que l’on a souvent tendance à oublier les acquis : les « bonnes vieilles habitudes » reviennent vite, et encore plus vite si l’on ne surveille pas des éléments objectifs des avancées et des progrès réalisés. Transformer une organisation prend du temps. D’ailleurs, intégrer de nouvelles pratiques est fastidieux. Il faut souvent une année ou plus pour transformer une nouvelle pratique en routine.

Il est important dans tout projet d’amélioration de sélectionner les indicateurs qui vont suivre les progrès lors de l’implantation, mais également le maintien des acquis dans les mois qui suivent.

L’indicateur choisi contiendra :

  • la variable mesurée et son unité : nombre de défauts pour 100 pièces, nombre de réclamation pour 1000 produits, temps de réponse moyen aux courriels des clients,…
  • l’objectif à atteindre,
  • la limite basse et/ou haute acceptable. Dans la méthodologie Six Sigma, on vise une faible variabilité, la fourchette haute (et basse) se situe à trois écarts-type de la moyenne visée.

Pour que les équipes impactées comprennent les indicateurs et l’impact de leur travail sur les indicateurs, il est important de les partager avec elles. Un indicateur numérique, mis à jour par le gestionnaire, dans ses dossiers personnels n’a aucun intérêt. En effet, les directeurs peuvent consulter l’indicateur, les principaux concernés n’ont pas de vision et de levier pour l’améliorer.

Dans l’idéal l’indicateur est affiché sur un tableau de bord, à proximité du lieu de travail. Un employé le met à jour manuellement. S’il est numérique, les mises à jour sont régulières. Dans le cas des indicateurs manuels, il est possible de les mettre à jours dans un fichier électronique, afin de garder un historique plus long.

Animer un tableau d’indicateurs

Pour que les équipes s’approprient le tableau de bord et ses indicateurs, il faut organiser une animation. Il est évident qu’à la mise en place du tableau de bord, celui-ci va susciter de l’intérêt, mais au bout de quelques jours, il fera partie du « paysage » et personne ne le regardera.

L’animation peut se dérouler sur une base quotidienne, ou hebdomadaire, selon la fréquence de mise à jour des indicateurs. Idéalement, l’animation ne devrait pas dépasser 15 minutes pour une animation hebdomadaire, 5 minutes pour une animation quotidienne. On peut évidemment mettre en place une animation deux fois par semaine ou à la fréquence qui convient le mieux aux équipes.

Structurer l’animation d’un tableau d’indicateurs

L’animation se déroule autour du tableau de bord des indicateurs de l’équipe. Ainsi, le tableau de bord peut contenir des indicateurs de l’entreprise, du secteur et de l’équipe. Voici quelques conseils, sujets à traiter ou modes d’organisation, pour structurer l’animation :

  • passer en revue la période (jour, semaine, ..) précédente : qu’est ce qui s’est déroulé comme prévu ou mieux et quels sont les éventuels problèmes rencontrés,
  • stimuler l’équipe en présentant les défis de la période à venir,
  • au besoin, rappeler les évènements importants prévus dans la période à venir,
  • mettre du rythme en présentant des sujets différents chaque jour. Par exemple, le lundi, parler des commandes, le mardi et jeudi de la sécurité, le mercredi de la satisfaction des clients et le vendredi de la performance de l’équipe,
  • faire intervenir l’équipe : proposer l’animation ou la présentation d’un indicateur à un membre (qui change chaque trimestre ou année). Ainsi, l’équipe ne sera que plus impliquée dans la compréhension des indicateurs,
  • être souple dans l’organisation lors de la mise en place : il faut trouver la bonne heure, la bonne durée et la bonne fréquence. Soyez clairs que ces trois éléments pourront s’adapter lors du lancement de l’animation,
  • garder de la flexibilité et du bon sens : en effet, tous les indicateurs n’ont pas besoin d’être revus à chaque présentation.

Des indicateurs, un tableau de bord, une équipe, un rendez-vous régulier avec un ordre du jour standard. Voici quelques éléments du succès de l’animation d’indicateurs liés à l’amélioration continue.

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