Quelques façons d’identifier les gaspillages

Identifier les gaspillagesVous êtes convaincus que votre organisation peut mieux faire ? Vous savez que certaines étapes sont à revoir dans vos processus ? Vos façons de faire sont les mêmes depuis des années et mériteraient une mise à jour ? Vous vous questionnez sur la logique ou les raisons de certaines de vos actions ? Bravo, vous avez fait un pas dans la bonne direction : vous avez pris conscience qu’il faut améliorer vos méthodes de travail ! Mais par où commencer ? Dans cet article, je vous propose différentes méthodes pour identifier les gaspillages de votre organisation. Lorsqu’un problème est bien identifié, la solution est plus facile à trouver ! Quelque soit le sujet, l’exercice le plus difficile est de trouver le problème puis de le documenter et de l’expliquer.

Gemba walk

Le principe d’aller voir sur le terrain ce qui s’y passe reste un des moyens les plus efficaces (mais aussi le plus long) pour identifier les problèmes. Dans ce cas-ci, il ne s’agit pas de faire une visite régulière, mais de s’installer aux côtés d’un employé et de le regarder travailler pendant plusieurs heures. L’observateur pourra noter tout ce qui l’intrigue : Pourquoi va t il chercher l’information à tel endroit ? Comment se fait-il qu’il recopie la même chose deux fois ? L’observation directe apporte beaucoup d’idées. Par contre, certains gaspillages sont reliés uniquement à une personne, qui est moins bien formée par exemple. Cette technique s’adresse donc principalement aux gestionnaires de terrain, qui savent distinguer les gaspillages individuels des gaspillages « communs ».

Les gestionnaires de terrain devraient passer régulièrement du temps à observer leurs équipes travailler pour améliorer leur efficacité. Les gaspillages au niveau individuel peuvent se corriger facilement par de l’information, de la formation ou une redistribution des tâches. C’est le rôle principal du gestionnaire que de s’assurer que ses équipes sont bien formées et performantes.

Pour les gaspillages « communs » et reliés aux processus ou aux outils, il faudra investiguer plus pour résoudre le gaspillage.

Cartographie du processus

À un niveau plus macro, l’équipe peut cartographier son processus. C’est-à-dire qu’elle va identifier et écrire l’ensemble des étapes requises pour mener à bien une opération. Cet outil est particulièrement puissant quand le processus concerne plusieurs personnes ou secteurs. En les rassemblant pour décrire les étapes, il est parfois possible de supprimer certains gaspillages rapidement. Par exemple, une agente qui reçoit le courrier et agrafe les chèques avec les factures, alors que le secteur de la facturation ôte l’agrafe avant d’envoyer le tout à la perception. En échangeant sur le déroulement du processus, il est possible de changer la première étape et mettre un trombone, ce qui simplifie la vie de tous !

Analyse de la chaîne de valeur (VSM)

Le deuxième niveau de cartographie, inclus la chaîne de valeur complète et documente les informations chiffrées principales en lien avec chaque étape : Combien de personnes travaillent à cette étape ? Combien de temps prend-elle ? Quel est le niveau d’inventaire avant et après chaque étape ? Combien d’unités sont traitées ou rejetées à chaque étape ?

Au final, la VSM (Value Stream Mapping) fournit de précieuses informations sur l’ensemble du processus et contribue à identifier les gaspillages reliés au temps, ainsi qu’aux erreurs.

Voix des Employés (VoE) et Voix des Clients (VoC)

Enfin, deux sources d’informations gratuites et généreuses : vos employés et vos clients. Toute plainte ou suggestion devrait être écoutée et analysée. N’oubliez pas que vos clients sont ceux qui savent le mieux ce dont ils besoin et ce pour quoi ils sont prêts à payer. Même si leur vision ne vous plait pas, il est bon de les entendre et de se souvenir qu’ils vous font vivre. Sans aller jusqu’à répondre aux demandes les plus incongrues, il faut suivre la tendance des commentaires et agir en fonction. Ils vivent les processus, en subissent les règles et vous donnent un autre point de vue.

Vos employés connaissent leur travail, ils savent ce qui fonctionne bien, moins bien ou ce qui se dégrade. Ils devraient être les premiers à identifier les gaspillages. Vous vous devez de les aider à reconnaître les gaspillages. Vous devez également vous assurez que les gaspillages sont supprimés, sinon, ils ne verront pas l’intérêt de vous en faire part.

a-retenirIl existe plusieurs façons d’identifier vos gaspillages, qui reposent sur l’écoute et l’observation, deux qualités souvent oubliées dans les organisations. Quand allez-vous passer du temps sur le terrain ?

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